ما الذي تحتاجه
- دفتر الشيكات الصادر من بنكك. اطبع دائمًا على أوراق الشيكات التي يصدرها بنكك؛ فهي تحمل بيانات حسابك ورقم الشيك والسطر المرمّز أسفل الشيك (MICR) المستخدم في المقاصة.
- طابعة عادية. تكفي أي طابعة مكتبية بالليزر أو نافثة للحبر تقبل ورقة مفردة أو ورقة شيك.
- برنامج طباعة الشيكات. يحفظ الموضع الدقيق لكل خانة على ورقة الشيك الخاصة ببنكك، ويكتب المبلغ كتابةً، ويسجّل كل شيك. ويتضمن ChequeEazy قوالب بنوك جاهزة للبنوك العاملة في الإمارات.
الخطوات بالتفصيل
- أعدّ الحساب البنكي وقالبه. أضف الحساب واختر قالب الشيك الخاص ببنكك. وإن لم يكن بنكك ضمن المكتبة، فحدّد مواضع خانات التاريخ والمستفيد والمبلغ مرة واحدة باستخدام مصمم تخطيط الشيك واحفظه.
- أدخل التاريخ. استخدم التاريخ الذي يمكن صرف الشيك فيه. وفي الشيك المؤجل (PDC) يكون هذا تاريخ الاستحقاق المستقبلي، أما شيك الضمان فيتركه كثير من المُصدِرين دون تاريخ.
- أدخل اسم المستفيد. استخدم الاسم القانوني الكامل للمستفيد كما هو مسجّل في حسابه البنكي، مثل الاسم الوارد في الرخصة التجارية للشركة؛ فأي اختلاف قد يمنع إيداع الشيك.
- أدخل المبلغ بالأرقام. أضف الفلوس عند الحاجة، مثل 12,345.50.
- راجِع المبلغ كتابةً. يجب أن يطابق المبلغ بالأرقام تمامًا، ومثاله بالإنجليزية: "Twelve Thousand Three Hundred Forty Five Dirhams and Fifty Fils Only". ويولّده البرنامج بالعربية أو الإنجليزية، فلا حاجة إلى تهجئة أي شيء.
- أضف التسطير. اطبع "A/C Payee Only" (يُصرف في حساب المستفيد فقط) إذا كان يجب إيداع الشيك في حساب المستفيد فقط.
- تحقّق من المحاذاة مرة واحدة. عند استخدام قالب جديد لأول مرة، اطبع على ورق عادي وضعه فوق ورقة شيك حقيقية مقابل الضوء. عدّل إن لزم، ثم اطبع على الشيك.
- وقّع بخط اليد. يوقّع المفوَّض بالتوقيع في خانة التوقيع وفقًا لتفويض التوقيع المعتمد لدى البنك.
- سجّل الشيك وتابعه. احتفظ برقم الشيك وتاريخه والمستفيد والمبلغ في سجل الشيكات. وفي الشيكات المؤجلة، تابع تاريخ الاستحقاق لضمان توفر الرصيد عند تقديم الشيك.
قواعد مهمة في الإمارات
- الشيكات المؤجلة أمر معتاد. تُسدَّد الإيجارات والأقساط وائتمان الموردين عادةً بسلسلة من الشيكات المؤجلة، لذا توفّر الطباعة المجمّعة ومتابعة تواريخ الاستحقاق وقتًا حقيقيًا.
- تغيّرت أحكام الشيكات المرتجعة في 2022. جعلت التعديلات التي دخلت حيز التنفيذ في يناير 2022 معظم حالات الشيكات المرتجعة لعدم كفاية الرصيد مسألة مدنية لا جنائية، وأتاحت للمستفيد تحصيل الوفاء الجزئي من الرصيد المتوفر في الحساب. ومع ذلك، يظل إصدار شيكات دقيقة ومتابعة الشيكات المؤجلة حمايةً لعلاقاتك التجارية وسجلك لدى البنك.
- المقاصة تتم عبر الصور. تمسح البنوك الشيكات ضوئيًا ضمن المقاصة الإلكترونية بالصور، لذا قد يتسبب الخط غير الواضح أو الخانات الخارجة عن حدودها في تأخير الشيك أو ارتجاعه. والنص المطبوع يتجنب المشكلتين.
- تجنّب التصحيحات. قد ترفض البنوك الشيك الذي عُدّلت بياناته. فإن أخطأت، ألغِ ورقة الشيك واطبع ورقة جديدة.
- اترك الشريط السفلي خاليًا. لا تطبع ولا تكتب أبدًا فوق السطر المرمّز أسفل الشيك (MICR)، فآلات المقاصة تقرؤه.
القوالب الجاهزة أم برنامج طباعة الشيكات؟
تبدأ بعض الشركات بقالب في برنامج معالجة نصوص يُضبط على مقاس الشيك. قد ينجح ذلك مع عدد قليل من الشيكات، لكن ورقة الشيك تختلف من بنك لآخر، ويُكتب المبلغ كتابةً يدويًا، ولا يُسجَّل شيء. أما برنامج طباعة الشيكات فيحتفظ بقالب مُقاس بدقة لكل بنك، ويكتب المبلغ كتابةً بالعربية أو الإنجليزية، ويطبع دفعات كاملة من الشيكات المؤجلة، ويحتفظ بسجل للتسوية والتدقيق.
