إدارة الشيكات المؤجلة للملاك ومديري العقارات

كيف تعمل شيكات الإيجار المؤجلة في الإمارات

تُسدَّد معظم عقود الإيجار في الإمارات بشيكات مؤجلة. فعند توقيع العقد يسلّم المستأجر مجموعة شيكات تغطي السنة: شيك لكل قسط، وغالبًا مع شيك منفصل لمبلغ التأمين. وفي دبي يُسجَّل عقد الإيجار أيضًا في Ejari. ومن ثم يحتفظ المالك أو مدير العقارات بالشيكات ويودع كلًّا منها عند استحقاقه.

والمهمة ليست الطباعة، بل المتابعة: مئات الشيكات موزعة على مبانٍ ومستأجرين وبنوك وتواريخ مختلفة.

آلية عمل ناجحة

1. دقّق كل شيك عند استلامه. تأكد من أن اسم المستفيد يطابق اسمك تمامًا، وأن المبلغ كتابةً يطابق المبلغ بالأرقام، وأن كل تاريخ يطابق جدول الدفعات، وأن كل شيك موقّع. فإصلاح المشكلة عند التوقيع يستغرق دقائق، أما إصلاحها يوم الإيداع فقد يستغرق أسابيع.
2. سجّل كل شيك مقابل عقده. دوّن رقم الشيك والبنك والتاريخ والمبلغ والمستأجر والوحدة والعقد. فالشيك الموجود في درج دون تسجيل شيكٌ سيفوتك حتمًا.
3. احفظها في مكان آمن. احتفظ بالشيكات المستحقة للإيداع في مكان واحد مرتبة حسب تاريخ الاستحقاق، وشيكات الضمان في مكان منفصل.
4. أودِع في تاريخ الاستحقاق. راجِع ما يستحق كل أسبوع، وأودِع كل شيك في تاريخه أو بعده، وسجّله كمودَع.
5. تابِع المقاصة. سجّل كل شيك كمُحصَّل أو مرتجع عند تأكيد البنك، ليعكس سجل الإيجارات لديك أموالًا حقيقية.
6. تحرّك بسرعة عند الارتجاع. سجّل سبب الارتجاع الذي يذكره البنك، وتواصل مع المستأجر، واتفق على شيك بديل أو دفعة، واربط الشيك البديل بالشيك الأصلي.
7. أغلِق الملف عند انتهاء العقد. أعِد شيك مبلغ التأمين وأي شيكات غير مستخدمة، وسجّلها كمُعادة.

الشيكات المرتجعة

عندما يُرتجع شيك إيجار دون صرف، فالسرعة مهمة. تواصل مع المستأجر في اليوم نفسه مع بيانات الشيك وسبب الارتجاع الذي ذكره البنك. ومنذ يناير 2022 يحق لحامل الشيك الذي لا يمكن صرفه بالكامل أن يطلب من البنك الوفاء الجزئي من الرصيد المتوفر في الحساب، وأن يطالب بالمبلغ المتبقي. وأيًّا كان ما تتفقان عليه، سجّل الشيك البديل مقابل الشيك الأصلي ليبقى سجل العقد مكتملًا.

لماذا لا تصمد جداول البيانات

تكفي جداول البيانات لعدد قليل من الوحدات. لكن مع نمو المحفظة العقارية تُعاد كتابة الشيكات يدويًا، وتُدخَل التواريخ خطأً، ولا يعرف أحد على وجه اليقين هل استُبدل الشيك المرتجع أم لا. وتبقى البيانات في ملف شخص واحد بدلًا من الأنظمة التي يستخدمها فريقا التأجير والمالية.

كيف يتعامل ChequeEazy Enterprise مع ذلك

صُمم ChequeEazy Enterprise خصيصًا لقطاع العقارات في الإمارات:

• مسح المجموعة كاملة. يقرأ الذكاء الاصطناعي اسم المستفيد والمبلغ والتاريخ والبنك ورقم الشيك من كل شيك يسلّمه المستأجر.
• المطابقة مع عقد الإيجار. تنبّهك تحذيرات عدم التطابق إلى أسماء المستفيد الخاطئة، والمبالغ كتابةً غير المطابقة للأرقام، والتواقيع الناقصة، والتواريخ التي لا تطابق الجدول.
• جدول شيكات مؤجلة لكل عقد. يرتبط كل شيك بمستأجره ووحدته ومبناه، مع تذكيرات قبل كل تاريخ استحقاق.
• الارتجاعات والبدائل. سجّل سبب الارتجاع، وتابع المستأجر، واربط الشيك البديل بالأصلي.
• متصل بنظام CRM لديك. تُكتب حالة الشيك وصوره مباشرةً في Salesforce أو Dynamics 365 أو نظامك الخاص.

وللمحافظ العقارية الأصغر، يسجّل ChequeEazy Desktop Ultimate الشيكات المستلمة ويرسل تذكيرات بالشيكات المؤجلة قبل استحقاقها.